Optimierung von Leistungsstrukturen
Leistungsstrukturen | Optimierung | Organisationsanalyse
In der Vergangenheit lag der Fokus bei öffentlichen Aufgaben auf der Einführung neuer technischer Verfahren und der Verbesserung operativer Strukturen. Jetzt rückt die interne Organisation der Verwaltung zunehmend in den Mittelpunkt von Optimierungsbemühungen. Die doppelte kaufmännische Buchführung, leistungsfähige Controllingstrukturen, eine stärkere Prozessorientierung und die betriebswirtschaftliche Ausrichtung sind Beispiele für diese Entwicklungen.
Die GAVIA unterstützt seit 1992 öffentliche Körperschaften bei der Optimierung ihrer Aufgaben. Sie betrachtet die organisatorische Struktur als wesentlichen Teil jeder Problemlösung im technischen Bereich. Deshalb verfügt sie über umfassendes Wissen über Aufbau und Arbeitsweise öffentlicher Verwaltungen. Im Bereich kommunaler Abfallwirtschaft zeigt sich dies an erfolgreichen Beispielen kommunaler Zusammenarbeit, bei deren Entwicklung GAVIA eine wesentliche Rolle spielte.
Leistungsprofil
Organisationsanalysen und -optimierung
Ist-Anayse der Verwaltungsorganisation
Um die Schwachstellen und Potenziale der Verwaltungsorganisation zu identifizieren, startet man mit einer Organisationsanalyse. Diese Analyse kann grundsätzlich zwei Bereiche der Organisation umfassen.
-
Fokussiert man sich auf die Aufbauorganisation, untersucht man die Struktur der Organisation. Dabei betrachten Experten die Stellen, ihre hierarchischen Beziehungen im Organigramm und die von diesen Stellen übernommenen Aufgaben.
-
Bei einer Ausrichtung auf die Ablauforganisation analysiert man die Geschäftsprozesse, die in der Verwaltung ablaufen (Organisationsanalyse).
Optimierung der Verwaltungsorganisation
Die GAVIA setzt im Rahmen der Organisationsoptimierung verschiedene Ziele für ihre Kunden um,
-
darunter die Bestimmung von Umfang und Qualität der zukünftigen Verwaltungsaufgaben auf Basis einer Aufgabenkritik./p>
-
Sie optimiert die Aufgabenstruktur und legt das dafür notwendige Personal fest. Zudem passt die GAVIA das Organigramm an. Dadurch stellt sie sicher, dass trotz reduziertem Personalbestand die Aufgaben in der gewünschten Qualität erfüllt werden.
-
In diesem Zuge überarbeitet und verbessert sie die Stellenbeschreibungen.
-
Schließlich optimiert die GAVIA die Verwaltungsprozesse. Dabei fokussiert sie sich auf Handlungsabfolgen, die Qualität der Arbeitsergebnisse sowie die Schnittstellen zu weiteren Verwaltungsprozessen.
Ein zentrales Element einer fundierten Organisationsanalyse ist die direkte Einbindung aller Mitarbeiter des untersuchten Verwaltungsbereichs. Besonders effektiv hat sich dabei das Instrument Workshop erwiesen. In Workshops können die Stelleninhaber ihre direkten Erfahrungen und Kritik einbringen.
Die GAVIA hat bereits in mehreren öffentlichen Körperschaften eine umfassende Organisationsanalyse und -optimierung durchgeführt. Als Ergebnis konnten Verwaltungsprozesse gestrafft, der Personaleinsatz optimiert und die Arbeitsergebnisse erheblich verbessert werden.
Prozessorientierte Verwaltungsstrukturen
Entwicklung prozessorientierter Verwaltungsstrukturen
Die öffentliche Verwaltung steht unter steigendem Druck, Kosten- und Leistungseffizienz zu verbessern. Um darauf zu reagieren, setzt man verstärkt betriebswirtschaftliche Instrumente ein. Ein zentrales Element ist die prozessorientierte Sichtweise der Verwaltungsarbeit. Dabei steht nicht mehr die Aufgabe im Fokus der Organisationsgestaltung, sondern die Art der Aufgabenerfüllung.
GAVIA unterstützt ihre Kunden bei der Umstellung von einer aufgabenorientierten auf eine prozessorientierte Verwaltungsorganisation. Dazu werden zunächst die wesentlichen Geschäftsprozesse identifiziert. Diese werden dann in Workshops mit den beteiligten Mitarbeitern analysiert. Man optimiert sie hinsichtlich Arbeitsabfolge, Schnittstellen, verwendeter Arbeitsmittel und Anforderungen an das Arbeitsergebnis. Der gesamte Prozess wird in einem standardisierten Format dokumentiert und als einheitliches Dokument allen Mitarbeitern zugänglich gemacht.
Implementierung überarbeiteter Geschäftsprozesse
Die Implementierung der überarbeiteten Geschäftsprozesse erfolgt im Rahmen eines intensiven Coachings der Mitarbeiter. Sie ist abgeschlossen, wenn alle Arbeitsabläufe und Ergebnisse in der gewünschten Qualität vorliegen. Die prozessorientierte Sichtweise der Verwaltungsabläufe wird in den kommenden Jahren immer stärker an Bedeutung gewinnen. Sie bildet die Grundlage für die weiteren Entwicklungsschritte einer zukunftsweisenden Verwaltung.
Die GAVIA hat vollständig prozessorientierte Organisationsstrukturen für ein komplettes Amt sowie ausgewählte Sachgebiete entwickelt und implementiert.
Informations- und Managementsysteme
Einführung von Informations- und Managementsystemen
Wir bieten unseren Kunden ein softwaregestütztes Steuerungssystem als zentralen Aspekt der Entwicklung und Umsetzung moderner Verwaltungsstrukturen an.
Das Steuerungssystem ist als ERP Software gestaltet. Es vernetzt alle Organisationsbereiche und deren Mitarbeiter. Das System wurde für verschiedene Verwaltungsbereiche entwickelt und wird erfolgreich in mehreren öffentlichen Körperschaften eingesetzt.
Das Steuerungssystem bietet eine einheitliche, tagesaktuelle und ständig verfügbare Informationsbasis. Zudem ermöglicht es eine kennzahlenbasierte Steuerung der Geschäftsprozesse.
-
Eine automatisierte Integration der softwaregestützten Kosten- und Leistungsrechnung für den Verwaltungsbereich optimiert und vernetzt alle Geschäftsprozesse dieses Bereichs.
-
Es besteht die Möglichkeit, direkt an ein zentrales Controlling der Kommune anzubinden.
Durch die Einführung des softwareunterstützten Steuerungssystems in mehreren Körperschaften konnten wir zeigen, dass die Arbeitsabläufe schneller werden. Die Qualität der Arbeitsergebnisse verbessert sich signifikant. Zudem steigen die Leistungseffizienz und Transparenz des Verwaltungsbereichs erheblich. Das System unterstützt die Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit und wird von ihnen als deutliche Hilfe wahrgenommen.
Kosten- und Leistungsrechnungen
Einführung einer Kosten- und Leistungsrechnung (KLR)
Eine genaue Kenntnis der Kostenstrukturen eines Verwaltungsbereiches bildet die Basis für effizientes und wirtschaftliches Handeln. Um dies zu erreichen, sollten dezentrale Kosten- und Leistungsrechnungen für die einzelnen Verwaltungsbereiche entwickelt und eingeführt werden.
So kann man die Leistungen der Verwaltung monetär bewerten. Die GAVIA unterstützt ihre Kunden bei der Einführung von KLR-Systemen mit unterschiedlichen Leistungen:
-
Erarbeitung oder Überprüfung eines bestehenden Produktkatalogs.
-
Inhaltliche Entwicklung einer dreistufigen Kosten- und Leistungsrechnung, die aus Kostenartenrechnung, Kostenstellenrechnung inklusive Betriebsabrechnungsbogen und Kostenträgerrechnung besteht.
-
EDV-gestützte Umsetzung der KLR.
-
Entwicklung eines Systems von Kostenkennzahlen.
Kommunale Gemeinschaftsarbeit
Organisation der kommunalen Gemeinschaftsarbeit
In der fortdauernden Diskussion über die Zusammenlegung von Gebietskörperschaften und die Bildung größerer Einheiten in der Verwaltung oder bei kommunalwirtschaftlichen Einrichtungen ziehen viele kommunale Körperschaften den Schluss, dass eine aktive und vorausschauende Planung und Gestaltung dieses Themas vorteilhaft ist.
Um nicht von zukünftigen Entwicklungen überrascht zu werden und unter Druck handeln zu müssen, untersuchen sie frühzeitig mögliche Felder für kommunale Gemeinschaftsarbeit. Zudem werden konkrete Projekte angestoßen.
Synergiepotenziale identifizieren
Die GAVIA unterstützt ihre Kunden in diesem Prozess. Sie bestimmt die Synergiepotenziale einer möglichen Kooperation und erstellt Variantenvergleiche möglicher Lösungsansätze. Gemeinsam mit den Partnern ermittelt sie die wirtschaftlichste Lösung.
Das Ergebnis eines solchen Projekts ist ein detailliertes, umsetzungsreifes Konzept. Dieses Konzept enthält einen Zeit- und Maßnahmenplan und kann sofort angewendet werden. Es versetzt die Kunden auch in die Lage, bei Bedarf schnell auf Entwicklungen zu reagieren.
Die unmittelbare und kontinuierliche Einbeziehung der höchsten Entscheidungsträger der Kommune in den gesamten Entwicklungsprozess hat sich als besonders erfolgreicher Ansatz erwiesen.
Organisations- und Entwicklungskonzepte
Entwicklungskonzepte für kommunale Unternehmen
Kommunen können ihre Aufgaben in verschiedenen Organisationsformen gemäß den landesrechtlichen Regelungen ausführen. Diese Organisationsformen reichen von rein hoheitlichen Varianten wie Regie- oder Eigenbetrieb bis hin zu privatwirtschaftlichen Strukturen wie einer GmbH. Jede Form hat spezifische Vor- und Nachteile.
Die Wahl der Organisationsform orientiert sich stark an den Zielen der Kommune. Öffentlicher und politischer Druck in Bezug auf Kosten und Qualität zwingt die Kommunen oft dazu, ihre aktuelle Organisationsform zu überdenken. Gegebenenfalls müssen sie diese in neue Formen transformieren.
In diesem Zusammenhang ziehen viele Kommunen alternative Organisationsformen für ihre wirtschaftlichen Aktivitäten in Betracht.
Innovative Organisationsmodelle durchsetzen
Die GAVIA unterstützt ihre Kunden in Diskussionen und bei der Umsetzung neuer Organisationsmodelle im politischen Raum.
Sie analysiert die Schwächen des aktuellen Modells und stellt Alternativen vergleichend gegenüber. Ein von ihr konfigurierter Lösungsansatz überwindet diese Schwächen. Dabei legt die GAVIA die Organe, deren Handlungsspielräume und die nötigen Kompetenzprofile für die neue Organisationsform fest. Zudem berücksichtigt sie die Organisations- und Kostenstruktur.
Weiterhin erarbeitet die GAVIA einen Zeit- und Maßnahmenplan für den Umwandlungsprozess. Sie begleitet ihre Kunden bei allen inhaltlichen und formalen Änderungen des Wechsels der Organisationsform.
Referenzen
Optimierung abfallwirtschaftlicher Leistungsstrukturen
| 2025 bis 2026 | Unterstützung bei der Optimierung der Anlagenauslastung im Bereich Bioabfall für den AEV Abfallentsorgungsverband Schwarze ElsterAEV Abfallentsorgungsverband Schwarze Elster |
| 2024 bis 2025 | Begleitung des Prozesses der Kommunalisierung abfallwirtschaftlicher Dienstleistungen im Landkreis StendalLandkreis Stendal |
| 2023 bis 2024 | Bewertung der Wirtschaftlichkeit einer kommunalen Durchführung abfallwirtschaftlicher Leistungen mit anschließender Begleitung der Umsetzung der Errichtung und Arbeitsaufnahme eines kommunalen Unternehmens für die ALS Dienstleistungsgesellschaft mbH (ALS)ALS Dienststleistungsgesellschaft mbH (ALS) |
| 2023 bis 2024 | Beratung ingenieurtechnische und wirtschaftliche Analyse und Optimierung bestehender bzw. Gestaltung neuer abfallwirtschaftlicher Leistungsstrukturen für den EAW Eigenbetrieb Abfallwirtschaft Landkreis Mansfeld-SüdharzEAW Abfallwirtschaft MSH |
| 2021 bis 2022 | Erarbeitung eines Vergleichs der Handlungsoptionen einer hochwertigen Verwertung von Bioabfall für die ALS Dienststleistungsgesellschaft mbHALS Dienststleistungsgesellschaft mbH (ALS) |
| 2019 | Entwicklung einer Struktur der hochwertigen Verwertung von Bioabfällen für das Land Brandenburg Ministerium für Landwirtschaft, Umwelt und Klimaschutz (MLUK) |
| 2019 | Konzept zur Verwertung der Bio- und Grünabfälle der Stadt Weimar Kommunalservice Weimar |
| 2019 | Prognose des Mengenaufkommens und der Stoffstromverschiebungen bei flächendeckender Einführung der Biotonne und Umstellung der LVP-Sammlung auf behältergestützte Sammlung im Landkreis Oberhavel Landkreis Oberhavel |
| 2016 | Optimierung der Leistungsstrukturen der öffentlich-rechtlichen Abfallentsorgung Landkreis Saalekreis |
| 2013 | Analyse der Potentiale einer Erweiterung der kommunalen Aufgabenerfüllung im Bereich des abfallwirtschaftlichen Leistungsspektrums des öffentlich-rechtlichen Entsorgungsträgers Landkreis Neuwied |
| 2011 bis 2012 | Optimierung des kommunalen abfallwirtschaftlichen Leistungsspektrums des Landkreises Neuwied Landkreis Neuwied |
| 2010 bis 2011 | Analyse der Vorteilhaftigkeit einer kommunalen Aufgabenerfüllung in bestimmten Bereichen des abfallwirtschaftlichen Leistungsspektrums des ZAS ZAS Zweckverband Abfallwirtschaft Südwestsachsen |
| 2010 bis 2011 | Untersuchung und Optimierung der Organisation und der Verwaltungsabläufe des öffentlich-rechtlichen Entsorgungsträgers AEV Schwarze Elster |
| 2009 bis 2010 | Analyse der Wirtschaftlichkeit, der Risiken und rechtlichen Aspekte unterschiedlicher Organisationsvarianten der abfallwirtschaftlichen Leistungsbereiche AEV Schwarze Elster |
| 2009 bis 2010 | Analyse und Überprüfung der Leistungseffizienz des gesamten drittbeauftragten abfallwirtschaftlichen Leistungsspektrums im Rahmen der Erarbeitung und Nachverhandlung einer Selbstkostenkalkulation Erzgebirgskreis |
| 2010 | Untersuchung und Optimierung der kommunalen abfallwirtschaftlichen Strukturen mit einem Bearbeitungsschwerpunkt auf dem Thema Wertstofftonne Landkreis Neuwied |
| 2010 | Vergleich der Wirtschaftlichkeit einer kommunalen mit einer privatrechtlichen Aufgabenerfüllung in der Abfallwirtschaft für den Landkreis Spree Neiße Eigenbetrieb Abfallwirtschaft, Landkreis Spree-Neiße |
| 2009 | Analyse der Potentiale einer kommunalen Aufgabenerfüllung in der Abfallwirtschaft des Landkreises Barnim Landkreis Barnim |
| 2009 | Vergleich der Wirtschaftlichkeit einer kommunalen mit einer privatrechtlichen Aufgabenerfüllung in der Abfallwirtschaft für den Landkreis Märkisch-Oderland Entsorgungsbetrieb des Landkreises Märkisch-Oderland (EMO) |
Kommunale Gemeinschaftsarbeit
| 2022 bis 2024 | Projektsteuerung zur Gründung eines Zweckverbandes für die Bioabfallbehandlung am Standort Schwanebeck für die abh Abfallbehandlungsgesellschaft Havelland mbH Abfallbehandlungsgesellschaft Havelland mbH (abh) |
| 2022 bis 2023 | Begleitung der Umsetzung einer kommunalen Verbundlösung zur hochwertigen Verwertung von Bioabfällen Landkreise Havelland, Ostprignitz-Ruppin und Stendal, Landeshauptstadt Potsdam, Stadt Brandenburg (Havel) |
| 2021 | Entwicklung einer kommunalen Verbundlösung zur hochwertigen Verwertung von Bioabfällen Landkreise Havelland, Ostprignitz-Ruppin, Landeshauptstadt Potsdam, Stadt Brandenburg (Havel) |
| 2014 bis 2015 | Entwicklung einer kommunalen Verbundlösung zur hochwertigen Verwertung von Bioabfällen | Wirtschaftliche, verfahrenstechnische und ökologische Optimierung der Leistungsstrukturen der Rest- und Bioabfallbehandlung Abfallzweckverband Südniedersachsen (AS) |
| 2013 bis 2014 | Entwicklung einer kommunalen Verbundlösung zur hochwertigen Verwertung von Bioabfällen für elf kommunale Körperschaften in den Bundesländern Rheinland-Pfalz und Nordrhein-Westfalen Stadt Bonn, Rhein-Sieg-Kreis, Landkreis Ahrweiler, Landkreis Altenkirchen, Rhein-Lahn-Kreis, Landkreis Cochem-Zell, Landkreis Mayen Koblenz, Stadt Koblenz, Westerwaldkreis, Rhein-Hunsrück-Kreis |
| 2010 | Analyse der abfallwirtschaftlichen Leistungsstrukturen von drei Abfallzweckverbänden und einem kommunalen Eigenbetrieb | darauf aufbauende Entwicklung der Strukturen einer gemeinsamen kommunalen Verbundlösung zur Behandlung von Siedlungsabfällen | ausführliche Behandlung des Themas Wertstofftonne AEV, SBAZV, KAEV, KWU |
| 2009 bis 2010 | Vergleichende Wirtschaftlichkeitsberechnung einer vollständigen Umstellung aller abfallwirtschaftlichen Leistungsbereiches des Verbandes auf eine kommunale Aufgabenerfüllung ZAS Zweckverband Abfallwirtschaft Südwestsachsen |
Abfallwirtschaftliche Managementsysteme
| 2004 bis 2026 | Entwicklung, Implementierung und dauerhafter Betrieb des Managementsystems Kommunale Abfallwirtschaft Landkreis Prignitz |
| 2007 bis 2026 | Entwicklung, Implementierung und dauerhafter Betrieb des Steuerungssystems Kommunale Abfallwirtschaft Landkreis Mecklenburgische Seenplatte |
| 2008 bis 2026 | Entwicklung, Implementierung und dauerhafter Betrieb des Steuerungssystems Kommunale Abfallwirtschaft ZAS Zweckverband Abfallwirtschaft Südwestsachsen |