Ist-Anayse der Verwaltungsorganisation

Um die Schwachstellen und Potenziale der Verwaltungsorganisation zu identifizieren, startet man mit einer Organisationsanalyse. Diese Analyse kann grundsätzlich zwei Bereiche der Organisation umfassen.

• Fokussiert man sich auf die Aufbauorganisation, untersucht man die Struktur der Organisation. Dabei betrachten Experten die Stellen, ihre hierarchischen Beziehungen im Organigramm und die von diesen Stellen übernommenen Aufgaben.

• Bei einer Ausrichtung auf die Ablauforganisation analysiert man die Geschäftsprozesse, die in der Verwaltung ablaufen (Organisationsanalyse).

Optimierung der Verwaltungsorganisation

Die GAVIA setzt im Rahmen der Organisationsoptimierung verschiedene Ziele für ihre Kunden um, 

• darunter die Bestimmung von Umfang und Qualität der zukünftigen Verwaltungsaufgaben auf Basis einer Aufgabenkritik. 

• Sie optimiert die Aufgabenstruktur und legt das dafür notwendige Personal fest. Zudem passt die GAVIA das Organigramm an. Dadurch stellt sie sicher, dass trotz reduziertem Personalbestand die Aufgaben in der gewünschten Qualität erfüllt werden.

• In diesem Zuge überarbeitet und verbessert sie die Stellenbeschreibungen. 

• Schließlich optimiert die GAVIA die Verwaltungsprozesse. Dabei fokussiert sie sich auf Handlungsabfolgen, die Qualität der Arbeitsergebnisse sowie die Schnittstellen zu weiteren Verwaltungsprozessen.

Ein zentrales Element einer fundierten Organisationsanalyse ist die direkte Einbindung aller Mitarbeiter des untersuchten Verwaltungsbereichs. Besonders effektiv hat sich dabei das Instrument Workshop erwiesen. In Workshops können die Stelleninhaber ihre direkten Erfahrungen und Kritik einbringen.

Die GAVIA hat bereits in mehreren öffentlichen Körperschaften eine umfassende Organisationsanalyse und -optimierung durchgeführt. Als Ergebnis konnten Verwaltungsprozesse gestrafft, der Personaleinsatz optimiert und die Arbeitsergebnisse erheblich verbessert werden.

Entwicklung prozessorientierter Verwaltungsstrukturen

Die öffentliche Verwaltung steht unter steigendem Druck, Kosten- und Leistungseffizienz zu verbessern. Um darauf zu reagieren, setzt man verstärkt betriebswirtschaftliche Instrumente ein. Ein zentrales Element ist die prozessorientierte Sichtweise der Verwaltungsarbeit. Dabei steht nicht mehr die Aufgabe im Fokus der Organisationsgestaltung, sondern die Art der Aufgabenerfüllung.

GAVIA unterstützt ihre Kunden bei der Umstellung von einer aufgabenorientierten auf eine prozessorientierte Verwaltungsorganisation. Dazu werden zunächst die wesentlichen Geschäftsprozesse identifiziert. Diese werden dann in Workshops mit den beteiligten Mitarbeitern analysiert. Man optimiert sie hinsichtlich Arbeitsabfolge, Schnittstellen, verwendeter Arbeitsmittel und Anforderungen an das Arbeitsergebnis. Der gesamte Prozess wird in einem standardisierten Format dokumentiert und als einheitliches Dokument allen Mitarbeitern zugänglich gemacht.

Implementierung überarbeiteter Geschäftsprozesse

Die Implementierung der überarbeiteten Geschäftsprozesse erfolgt im Rahmen eines intensiven Coachings der Mitarbeiter. Sie ist abgeschlossen, wenn alle Arbeitsabläufe und Ergebnisse in der gewünschten Qualität vorliegen. Die prozessorientierte Sichtweise der Verwaltungsabläufe wird in den kommenden Jahren immer stärker an Bedeutung gewinnen. Sie bildet die Grundlage für die weiteren Entwicklungsschritte einer zukunftsweisenden Verwaltung.

Die GAVIA hat vollständig prozessorientierte Organisationsstrukturen für ein komplettes Amt sowie ausgewählte Sachgebiete entwickelt und implementiert.

Einführung von Informations- und Managementsystemen

Wir bieten unseren Kunden ein softwaregestütztes Steuerungssystem als zentralen Aspekt der Entwicklung und Umsetzung moderner Verwaltungsstrukturen an.

Das Steuerungssystem ist als ERP Software gestaltet. Es vernetzt alle Organisationsbereiche und deren Mitarbeiter. Das System wurde für verschiedene Verwaltungsbereiche entwickelt und wird erfolgreich in mehreren öffentlichen Körperschaften eingesetzt.

Das Steuerungssystem bietet eine einheitliche, tagesaktuelle und ständig verfügbare Informationsbasis. Zudem ermöglicht es eine kennzahlenbasierte Steuerung der Geschäftsprozesse.

• Eine automatisierte Integration der softwaregestützten Kosten- und Leistungsrechnung für den Verwaltungsbereich optimiert und vernetzt alle Geschäftsprozesse dieses Bereichs. 

• Es besteht die Möglichkeit, direkt an ein zentrales Controlling der Kommune anzubinden.

Durch die Einführung des softwareunterstützten Steuerungssystems in mehreren Körperschaften konnten wir zeigen, dass die Arbeitsabläufe schneller werden. Die Qualität der Arbeitsergebnisse verbessert sich signifikant. Zudem steigen die Leistungseffizienz und Transparenz des Verwaltungsbereichs erheblich. Das System unterstützt die Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit und wird von ihnen als deutliche Hilfe wahrgenommen.

Einführung einer Kosten- und Leistungsrechnung (KLR)

Eine genaue Kenntnis der Kostenstrukturen eines Verwaltungsbereiches bildet die Basis für effizientes und wirtschaftliches Handeln. Um dies zu erreichen, sollten dezentrale Kosten- und Leistungsrechnungen für die einzelnen Verwaltungsbereiche entwickelt und eingeführt werden. 

So kann man die Leistungen der Verwaltung monetär bewerten. Die GAVIA unterstützt ihre Kunden bei der Einführung von KLR-Systemen mit unterschiedlichen Leistungen:

• Erarbeitung oder Überprüfung eines bestehenden Produktkatalogs.

• Inhaltliche Entwicklung einer dreistufigen Kosten- und Leistungsrechnung, die aus Kostenartenrechnung, Kostenstellenrechnung inklusive Betriebsabrechnungsbogen und Kostenträgerrechnung besteht.

• EDV-gestützte Umsetzung der KLR.

• Entwicklung eines Systems von Kostenkennzahlen.

Organisation der kommunalen Gemeinschaftsarbeit

In der fortdauernden Diskussion über die Zusammenlegung von Gebietskörperschaften und die Bildung größerer Einheiten in der Verwaltung oder bei kommunalwirtschaftlichen Einrichtungen ziehen viele kommunale Körperschaften den Schluss, dass eine aktive und vorausschauende Planung und Gestaltung dieses Themas vorteilhaft ist. 

Um nicht von zukünftigen Entwicklungen überrascht zu werden und unter Druck handeln zu müssen, untersuchen sie frühzeitig mögliche Felder für kommunale Gemeinschaftsarbeit. Zudem werden konkrete Projekte angestoßen.

Synergiepotenziale identifizieren

Die GAVIA unterstützt ihre Kunden in diesem Prozess. Sie bestimmt die Synergiepotenziale einer möglichen Kooperation und erstellt Variantenvergleiche möglicher Lösungsansätze. Gemeinsam mit den Partnern ermittelt sie die wirtschaftlichste Lösung. 

Das Ergebnis eines solchen Projekts ist ein detailliertes, umsetzungsreifes Konzept. Dieses Konzept enthält einen Zeit- und Maßnahmenplan und kann sofort angewendet werden. Es versetzt die Kunden auch in die Lage, bei Bedarf schnell auf Entwicklungen zu reagieren. 

Die unmittelbare und kontinuierliche Einbeziehung der höchsten Entscheidungsträger der Kommune in den gesamten Entwicklungsprozess hat sich als besonders erfolgreicher Ansatz erwiesen.

Entwicklungskonzepte für kommunale Unternehmen

Kommunen können ihre Aufgaben in verschiedenen Organisationsformen gemäß den landesrechtlichen Regelungen ausführen. Diese Organisationsformen reichen von rein hoheitlichen Varianten wie Regie- oder Eigenbetrieb bis hin zu privatwirtschaftlichen Strukturen wie einer GmbH. Jede Form hat spezifische Vor- und Nachteile.

Die Wahl der Organisationsform orientiert sich stark an den Zielen der Kommune. Öffentlicher und politischer Druck in Bezug auf Kosten und Qualität zwingt die Kommunen oft dazu, ihre aktuelle Organisationsform zu überdenken. Gegebenenfalls müssen sie diese in neue Formen transformieren. 

In diesem Zusammenhang ziehen viele Kommunen alternative Organisationsformen für ihre wirtschaftlichen Aktivitäten in Betracht.

Innovative Organisationsmodelle durchsetzen

Die GAVIA unterstützt ihre Kunden in Diskussionen und bei der Umsetzung neuer Organisationsmodelle im politischen Raum. 

Sie analysiert die Schwächen des aktuellen Modells und stellt Alternativen vergleichend gegenüber. Ein von ihr konfigurierter Lösungsansatz überwindet diese Schwächen. Dabei legt die GAVIA die Organe, deren Handlungsspielräume und die nötigen Kompetenzprofile für die neue Organisationsform fest. Zudem berücksichtigt sie die Organisations- und Kostenstruktur.

Weiterhin erarbeitet die GAVIA einen Zeit- und Maßnahmenplan für den Umwandlungsprozess. Sie begleitet ihre Kunden bei allen inhaltlichen und formalen Änderungen des Wechsels der Organisationsform.